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【保存版】WEB担当者の業務効率化に役立つ便利ツール11選

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WEB担当者の日々の業務効率を高めることは、経営の観点からも重要な課題ではないでしょうか。教育研修によるスタッフのスキルアップ、作業環境の整備、業務管理のしくみづくりなど、行うべきことはいろいろあると思いますが、今回は業務効率化に活用できる便利ツールをご紹介してみたいと思います。

「プロジェクト・コミュニケーションツール」「ストレージ系ツール」、「情報整理ツール」「情報収集ツール」に分けて、それぞれおすすめのツールをピックアップしてみましたす。まずは、手軽にできるツールの導入から業務の効率化をめざしてみてはいかがでしょうか。

プロジェクト管理・コミュニケーションツール

プロジェクトを可視化して分かりやすく:Backlog

01

http://www.backlog.jp/

複数メンバーでチームを組んで仕事をする時に欠かせないのが、タスク管理や進捗管理。全体の状況をわかりやすく可視化して共有することはプロジェクト管理の基本です。Backlogは、10アカウントまで無料で使えるプロジェクト管理ツール。分かりやすいインターフェイスと使いやすさで、多くのユーザーから支持されています。タスク管理をガントチャートで確認できるので、エンジニアの方などにも愛用されているツールです。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS)モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:全プラン30日間無料。その後はプランによって異なる。
参考になるWEBページ:「Backlogで行う課題管理の10のコツと、クライアントに伝えるべきこと

定番コミュニケーションツール:chatwork

02

http://www.chatwork.com/ja/

多くの企業やフリーランスが活用しているコミュニケーションツールです。個人同士やグループでチャットや音声・映像でのメッセージ交換、ファイルのやりとりなどができます。プロジェクトごとにグループを作成可能。社内でのコミュニケーションはもちろん、外部パートナーとのプロジェクト管理に活用するWEB担当者も多数。スマートフォンからも使えるので便利です。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS)モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:無料。容量の増加や企業用アカウントなど有料オプションあり。
参考になるWEBページ:「チャットワークの使い方!iPhoneでの仕事効率が格段にアップ!

クラウド版のグループウェア:サイボウズLive

03

https://live.cybozu.co.jp/

グループウェアで有名な、あのサイボウズが提供する無料クラウドツール。パソコン、スマートフォンの他、携帯電話からも使えます。グループウエア専門会社のサービスだけあって、ToDo機能、カレンダー機能、タスク管理、ファイル共有、掲示板など盛りだくさんの機能が集約されています。個人の業務管理にも、チームでのプロジェクト管理や情報共有にも使え、これひとつで、必要なすべての役割を果たせると思います。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS)モバイル(iPhone/Android、携帯電話)
料金プラン:基本機能無料
参考になるWEBページ:「無料グループウェア「サイボウズLive」の魅力

いつでもどこでもGoogleのサービスを便利に:Google Apps for Work

04

https://www.google.co.jp/intx/ja/work/apps/business/

Google Apps for Workは、グーグルのサービスをビジネス向けに提供するサービス。Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleドキュメント・スプレッドシート、ハングアウトなど、多くの人が使い慣れたサービスをビジネスに適したかたちで提供してくれます。利用事例も多く、中小企業だけでなく大手企業でも数多く導入されています。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS)、モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:30日間無料。その後は1ユーザー500円から
参考になるWEBページ:「Google Apps の使い方

ストレージ系ツール

あらゆるファイルを手軽に保存:エバーノート

05

https://evernote.com/intl/jp/

残しておきたい情報を何でも保存しておけるストレージサービスです。様々なファイル形式に対応しており、テキストデータ、手書きメモ、写真、動画などを、その名のとおり気軽にノートを取る感覚、スクラップする感覚で保存。いつでも見ることができます。他のWEBサービスとも多く連携しているので、シームレスに手軽に使えるのも便利です。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS)モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:基本的な機能は全て無料、有料のアップグレードプランあり
参考になるWEBページ:「まだ知らない人のためのEvernote入門

手軽に共有できるストレージサービス:ドロップボックス

06

https://www.dropbox.com/ja/

様々なファイルを保存できる便利なストレージサービスです。デスクトップの延長のような感覚で、直感的に利用できます。ファイル共有が行えるため、データのやり取りなどに活用できるところも重宝。多くのWEB担当者が愛用する定番ストレージサービスになっています。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS)モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:基本的な機能は全て無料、有料のアップグレードプラン有。
参考になるWEBページ:「いつでもどこでも仕事をこなすためのDropbox入門

後で読みたい記事を手軽にストック:pocket

07

https://getpocket.com/

新しい情報の収集も、WEB担当者の重要な仕事。ぜひ読んでおきたい記事だけど、今は忙しい…、そんな時に便利なのがpocketです。読みたい記事をストックするようにすれば、優先度の低い情報などに振り回されることなく、業務を効率的に進めることが可能になります。SNSでのシェアの他、コメントを付けてメールで知らせる機能もあるので、チームでの情報共有にも活用できます。ブラウザとの連携性が高く使いやすいツールとして人気が高まっています。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS)モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:基本的な機能は全て無料
参考になるWEBページ:「後から後悔しないためのPocketの使い方をマスターする!

情報整理ツール

ブレストに活用できるマインドマップツール:XMind

08

http://jp.xmind.net/

XMindは、マインドマップ作成ツールとしてブレインストーミングなどで活用することができます。個人で活用することはもちろん、複数人のチームでの利用も可能になっているので、アイデアの共有などにも使えて便利。例えば、WEBサイトをリニューアルする時のアイデア出しなどにも活用できます。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS,Linux)
料金プラン:基本的な機能はすべて無料。より高機能な有料版もあり
参考になるWEBページ:「Webサイト制作、どこから始めたら?XMindでマインドマップを作ってみれば

プレゼン資料の作成も可能:mindmeiser

09

https://www.mindmeister.com/ja/

MindMeisterは、個人でのマインドマップ作成はもちろん、プレゼンテーション用のスライド作成などもでき、多くのWEB担当者もよく利用しているマインドマップツールです。Google Appsと連携して活用したり、アプリを活用してスマートフォンで利用したりすることも可能。以下に、参考サイトとして紹介しているチャットワーク社は、このMindMeisterのヘビーユーザーとして有名。全社共通ツールとしての活用例は参考になります。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS,)モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:基本的な機能は全て無料、有料のアップグレードプランあり。
参考になるWEBページ:「MindMeisterで議事録を同時編集すれば、会議時間がゲキ的に減ります

情報収集ツール

気になるブログの更新情報が丸わかり:Live Dwango Reader

10

http://reader.livedoor.com/

ニコニコ動画などでお馴染のドワンゴが提供するRSSリーダーです。ニュースサイトの最新情報やライバルサイトの更新状況など、WEB担当者がウオッチしておくべきサイトはたくさんありますが、これに登録しておけば更新情報がひと目で分かります。情報収集を効率的にしてくれる便利なツールです。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS,)モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:基本的な機能は全て無料。
参考になるWEBページ:「【RSS】「livedoor Reader」新名称は「Live Dwango Reader(ライブドワンゴリーダー)

アプリとの連携で便利なRSSリーダー:Feedly

11

http://feedly.com/

WEB担当者からの人気が高いRSSリーダーです。Feedlyは、ただ更新情報を知らせてくれるだけではなく、ユーザーからの人気の高いコンテンツなどを知ることもできるところが便利。多くのアプリとの連携もできるようになっており、使い方次第でより効率的に情報収集を行うことができる便利ツールです。

利用環境:パソコン(Windows/Mac OS,)モバイル(iPhone/Android)
料金プラン:基本機能は全て無料
参考になるWEBページ:「RSSの初心者の使い方!feedlyやリーダーで情報収集を効率アップ

今回のまとめ

同じジャンルの似た機能を持つツールでも、人によってお気に入りは異なり、使いやすいものとそうでないものがあると思います。業務を効率化するためには、便利であることはもちろんですが、担当者にとって、あるいはチームにとって使いやすいかどうかも重要です。

そのためには、まずは色々と使ってみることが一番。今回ご紹介したものは全て無料で利用(あるいは試用)できるものばかりです。すでにご利用中のツールも多かったかもしれませんが、まだ使ったことの無いツールがあったら、まずは気軽に使ってみることから始めてみてはいかがでしょうか?

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